LA DÉCLARATION PRÉALABLE À L'EMBAUCHE (DPAE) : MODE D'EMPLOI
Une formalité obligatoire
Qu'est-ce que la DPAE ?
Vous en entendrez souvent parler, et c'est tant mieux, car vous devrez faire une DPAE à chaque nouvel délégation d'intérimaire. Indispensable avant toute embauche, la déclaration préalable à l'embauche est une démarche qui doit être entreprise par l'employeur, quel que soit le contrat : CDD, CDI ou intérim.
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) remplace, en août 2011, la déclaration unique d’embauche (DUE). La notion de "préalable à l'embauche" a été instauré pour mettre fin à certaines pratiques qui voulaient que les déclarations d'embauches étaient empilés sur le fax et envoyés à l'URSSAF à l’arrivée même des inspecteurs du travail.
LA DPAE est d’une importance capitale, elle est obligatoire et doit être effectuée dans les 8 jours qui précèdent toute embauche de salarié (et donc d'intérimaire). Le cas d'un recrutement de stagiaire est particulier car il n'a pas le statut de salarié, il n'y a donc pas de D.P.A.E à effectuer.
A quoi sert la DPAE ?
Déjà, qui dit DPAE effectuée dans les règles de l’art, dit couverture en cas d’accident du travail. Imaginez que votre cuisinier se coupe un doigt lors de son 1er jour de boulot dans votre restaurant et que vous ayez zappé la DPAE ? Ou qu’il ait un accident de trajet en se rendant au travail ? Les indemnisations seraient pour votre pomme.
​Si vous venez juste d’ouvrir votre restaurant, et qu’il s’agit de votre première embauche, vous êtes automatiquement immatriculé en tant qu’employeur au régime général de la Sécurité Sociale, avec l’immense privilège de détenir désormais un compte employeur auprès de l’Urssaf !
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Mais ce n'est pas tout, la déclaration préalable à l'embauche d'un salarié offre la particularité de regrouper de nombreuses formalités :
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​Déclaration d’une première embauche dans un établissement ;
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Demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale (à la CPAM) ;
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Demande d’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale et au régime d’assurance chômage en cas d’embauche d’un premier salarié ;
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Demande d’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail ;
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Demande d’examen médical d’embauche du salarié en vue de la visite médicale obligatoire ;
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Liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
Voir aussi : la visite d'information et de prévention
Comment faire une DPAE (déclaration préalable à l'embauche) ?
Vous disposez de plusieurs moyens de déclaration :
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par internet, sur Net-entreprises.fr, soit par saisie en ligne d’un formulaire soit par dépôt de fichier issu de votre logiciel,
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ou par courrier recommandé avec accusé de réception auprès de votre Urssaf.
Mais il y a beaucoup plus simple et plus rapide. En quelques clic, la DPAE s'effectue en ligne sur le site de l'Urssaf (www.due.urssaf.fr). Vous devrez d'abord renseigner votre dénomination sociale (nom et prénom si vous êtes en nom propre), votre code APE, l'adresse de votre siège social, votre numéro Siren et le service de santé dont vous relevez.
Des informations concernant votre nouveau salarié vous seront ensuite demandées :
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les nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, ainsi que son numéro national d'identification s'il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale ;
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la date et l'heure de l'embauche ;
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la nature et la durée du contrat de travail, ainsi que la durée de la période d'essai éventuelle (cette dernière mention devant figurer uniquement pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée de plus de 6 mois).
La déclaration vous prendra deux minutes montre-en-main.
Comment annuler une DPAE (déclaration préalable à l'embauche) ?
Et si je fais une DPAE alors que le salarié ne commence pas sa mission ? Il se peut que la personne recrutée ne se présente pas le jour de l’embauche comme convenu. Vous pouvez alors d’aviser l’Urssaf de cette annulation par courrier ou par fax en leur communiquant les éléments de la DPAE.
En réalité, la DPAE n'est jamais qu'une déclaration d'intention d'embaucher, et même si elle comporte certains renseignements essentiels du contrat de travail elle n'en est qu'un préalable. Cette déclaration ne vous oblige pas à ce qu'une embauche devienne effective.
il n’existe aucune conséquence à déclarer une embauche qui n’a pas lieu. En revanche, il est impératif de ne pas omettre de déclarer une véritable embauche.
Quel est le risque en cas d'oubli de DPAE ?
Pour l'administration, l'oubli de déclaration reste une absence de déclaration.
Si vous n’effectuez pas de DPAE vous vous exposez à :
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des sanctions civiles : régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité socialeéludées du fait de l’absence de déclaration,
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des sanctions administratives : pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (soit 3,62 € en 2019),
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des sanctions pénales : l’absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.
En cas de dissimulation d’emploi salarié, vous pouvez être condamné par le tribunal correctionnel à une peine cumulative de :
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45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement si vous êtes une personne physique,
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225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire si vous êtes une personne morale.
Les autres thèmes abordés dans le livre :
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Les différences entre salariés permanents et intérimaires
Les pièges à éviter sur les durées de travail et les amplitudes indiqués au contrat
Les particularités des temps partiels en intérim
Ce qu'il ne faut pas oublier pour déléguer des intérimaires à l'étranger
Des questions à se poser pour identifier clairement les postes à risques
La représentation du personnel pour les intérimaires
Extrait du livre : Chargé(e) de recrutement en agence d'intérim : le guide de survie !
"Vraiment très utile, que ce soit en agence d'intérim ou en cabinet de recrutement."
