Recrutement : quels documents peut-on demander aux candidats ?

Les bonnes pratiques

Les documents demandés aux candidats : ce que dit la CNIL

Dans le cadre d'un recrutement, un employeur ne doit vous demander que des informations permettant de juger de votre capacité à occuper l'emploi proposé.

Les informations qui vous sont demandées doivent donc avoir un lien direct et nécessaire avec l'emploi ou avec vos aptitudes professionnelles : qualification, expérience, diplômes, etc.

Sauf cas particulier, les informations suivantes n'ont donc pas à vous être demandées dans le cadre d'un recrutement :

 

  • numéro de sécurité sociale 

  • adresse précédente 

  • entourage familial du candidat

  • état de santé, taille, poids, vue 

  • propriétaire ou locataire de son logement

  • vie associative 

  • domiciliation bancaire, emprunts souscrits

  • date d'entrée en France 

  • date de naturalisation 

  • modalités d'acquisition de la nationalité française 

  • nationalité d'origine 

  • situation militaire 

 
Lors de l'inscription d'un candidat dans votre agence, ne lui demandez pas sa carte vitale, du moins, pas lors de son inscription. En effet, la loi considère que cette information n'est pas nécessaire pour apprécier sa capacité à occuper un emploi, et qu'une situation ou vous serez, à ce stade du recrutement, en possession d'un tel document constituerait un manquement aux yeux de la loi et des textes sur la protection des données (notamment RGPD). Nous savons qu'il est plus compliqué d'obtenir ces informations à postériori dans le cas d'un délégation, car tout va très vite, mais prenez ces éléments en compte, c'est très important.

Il est également interdit de collecter des informations qui, directement ou indirectement, font apparaître vos origines raciales ou ethniques, vos opinions politiques, philosophiques ou religieuses, vos appartenances syndicales ainsi que des informations relatives à votre santé ou à votre vie sexuelle. 


Si un employeur vous pose des questions sur l'un des sujets ci-dessus, vous pouvez refuser d'y répondre.

Par exception, il est toutefois possible de collecter ces informations à condition de recueillir par écrit votre accord et que ces informations soit précisément justifiées par les particularités du poste à pourvoir.

Voir aussi : la RGPD et le recrutement (guide 2019)

Un recruteur peut-il demander les bulletins de salaire d'un candidat ?

A vrai dire, rien n'empêche un employeur de formuler une telle demande, car le  Code du travail n'encadre en réalité pas ce point précis. Il impose seulement au candidat de fournir un certificat de travail attestant le travail effectif lors du dernier poste, qui sera en lien avec le poste évoqué en entretien. Et puisque la fourniture de ces bulletins de paie n’est pas obligatoire, rien n'empêche le candidat de refuser.

Un recruteur peut-il demander un casier judiciaire au candidat ?

Un employeur ou futur employeur ne peut procéder à la vérification des antécédents judiciaires d'un candidat  que pour l’exercice de certaines fonctions. Si la demande n’est pas justifiée, le candidat peut refuser de lui présenter. Encore faut- il savoir si la demande de l’employeur est légitime ou si elle constitue un abus. Le casier judiciaire n’est pas inscrit dans la loi comme critère de discrimination directe. Toutefois, c’est un motif sur lequel un employeur peut illégalement se baser pour légitimer une inégalité de traitement.



Rappel sur le casier judiciaire :

Le casier judiciaire est un relevé des condamnations pénales regroupées au Casier judiciaire national du ministère 
de la Justice. On peut obtenir des informations sous forme d’extraits, les bulletins. Il en existe.
 

  • Bulletin n° 1 : Il contient l'ensemble des condamnations, et n’est remis qu’à l'autorité judiciaire.

  • Bulletin n° 2 : Il contient la plupart des condamnations, et est remis à certaines autorités administratives et certains organismes privés désignés par une loi ou un texte réglementaire, par exemple un établissement privé d'accueil de mineurs.

  • Bulletin n° 3 : Il contient les condamnations les plus graves pour crime et délit, et est remis à l’intéressé lui-même à sa demande

Lorsque l’on parle de casier judiciaire en matière d’emploi, on fait donc allusion au bulletin n° 2 et 3 pour les emplois de la fonction publique et les emplois de droit privé.

L'extrait de casier judiciaire ne peut être demandé que par la personne qu'il concerne ou par son représentant

légal s'il s'agit d'un mineur ou d'un majeur sous tutelle. Il ne peut en aucun cas, même avec l'accord du

demandeur, être délivré à un tiers. Se faire délivrer l'extrait de casier judiciaire d'un tiers est sanctionné par la loi.

En France, l’employeur est confronté à un principe général d’interdiction de vérification des antécédents judiciaires d’après le Code civil qui stipule que « chacun a droit au respect de sa vie privée ». D’après le Code du travail, les informations demandées lors du recrutement ou en cours de poste doivent « présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles». De la même manière dans le domaine du logement, l’extrait de casier judiciaire n’est pas un document que le propriétaire peut demander.

La demande de casier judiciaire pour un stage

Dans le domaine des stages, cette demande devra être mise en perspective avec les missions qui seront confiées au stagiaire. Pour le stage de 3ème pour lequel l’élève est en observation et ne peut « effectuer les travaux légers autorisés aux mineurs par le Code du travail », il n’y a donc pas lieu de demander au candidat ces éments. Dans le secteur de la banque / assurance y compris, car aucun texte n’autorise explicitement la demande de casier judiciaire pour les stages ou emplois, aussi bien dans les conventions collectives que dans le Code du travail.

Exceptions : secteurs d’activités et professions pouvant faire l’objet d’une consultation du casier

Des exceptions sont admises pour protéger la sécurité des personnes et des biens : dans ce domaine, l’employeur est tenu de réclamer une copie du B3 avant l’embauche. Ces emplois se concentrent dans les champs suivants et sont listés par décret.
 

  • Emplois publics / transports / banques (fonctionnaires et agents non titulaires)

  • Santé : Médecins, pharmaciens, sages‐femmes, infirmiers, dentistes, ambulanciers, secouristes, aides‐soignants

  • Enfance et personnes âgées

  • Sécurité/ défense

  • Aéroportuaire

  • Autres emplois : Chauffeur de taxi, conducteurs de bus, contrôleurs, agents de médiation, moniteurs d’auto‐école, agents immobiliers, commissaires aux comptes, comptables, experts comptables.

 

D’autres professions réglementées peuvent aussi être concernées par ce cas. Pour être médecin, avocat, dentiste, architecte, notaire, les ordres professionnels ont le droit de vérifier qu’aucune mention ne figure dans le casier judiciaire.
 

L’extrait de casier peut donc être demandé pour des raisons de sécurité, et pour certains emplois, mais c’est lacondamnation en lien avec l’emploi exercé qui sera regardée, selon le principe de proportionnalité : « Nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives de restriction qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché ».
 

  • Pour être caissier-ère d’un magasin, il ne faut pas avoir été condamné pour vol

  • Pour être pharmacien-ne, il ne faut pas avoir été condamné pour détention de stupéfiants

  • Pour être animateur-trice, il ne faut pas avoir été condamné pour violences sexuelles

  • Pour un emploi dans le BTP, il est interdit de vous demander un extrait de casier judiciaire

Le candidat doit avoir connaissance des dispositifs par lesquels l’employeur collecte des informations personnelles. Toutefois, «l’employeur peut décider d’écarter le candidat à l’embauche du processus de recrutement ou de licencier le salarié en poste par défaut de communication du casier judiciaire ».

En conclusion, si votre casier judiciaire n'est pas vierge, sachez qu'un employeur n'a pas le droit de vous refuser un emploi pour un délit antérieurement commis si celui-ci n'a aucun lien avec vos futures missions dans l'entreprise.

 

 
 
 

Bon à savoir

La seule mention d'une condamnation ne fait pas nécessairement obstacle à l'exercice d'une fonction dans le secteur privé ou l'administration. La seule raison qui autorise un employeur à refuser une embauche du fait de l'existence de condamnations dans le casier judiciaire résulte d'une incompatibilité de celles-ci avec l'emploi auquel prétend la personne.

Un recruteur peut-il demander une photo sur un CV ?

Si vous n'avez pas envie de lire tout l'article, la réponse est : oui, il peut le demander mais le candidat est end droit de refuser d'accéder à sa demande.

 

Une entreprise peut vous demander de joindre une photo à  votre lettre de candidature dans une offre d’emploi. Si vous n’accédez pas à  cette demande, cela ne devrait pas porter à  conséquence, à  moins que la photo soit pertinente pour la fonction (pour un emploi de mannequin par exemple). Et quand bien même vous ne seriez pas retenu(e) parce que vous n’avez pas joint de photo, cela sera fort difficile à  prouver.

Voir aussi : réussir ses entretien face aux candidats
 

Tout est question du respect de la vie privée
 

Une photo constitue au sens de la loi sur le respect de la vie privée une donnée à  caractère personnel. Lorsqu’une entreprise traite une photo (conservation, classement, consultation…)  dans un ensemble structuré, la loi sur la vie privée s’applique et des règles strictes régissent ce traitement. Le traitement n’est ainsi autorisé que dans un nombre limité de cas :
 

  • lorsque la personne concernée a donné son accord express ;

  • lorsque le traitement est nécessaire à  l’exécution d’un contrat impliquant la personne concernée ou à  l’exécution de mesures antérieures à  la conclusion de ce contrat et qui sont prises à  la demande de cette dernière ;

  • lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation à  laquelle le responsable du traitement est soumis pour le traitement par ou conformément à  une loi, un décret ou une ordonnance ;

  • lorsque le traitement est nécessaire pour préserver un intérêt vital de l’intéressé(e) ;

  • lorsque le traitement est nécessaire à  l’accomplissement d’une tâche d’intérêt public, ou faisant partie de l’exercice de l’autorité publique, qui incombe au responsable du traitement ou à  un tiers auquel les données sont transmises ;

  • lorsque le traitement est nécessaire à  la défense des intérêts légitimes du responsable du traitement ou d’un tiers auquel les données sont transmises, à  condition que l’intérêt ou les libertés et droits fondamentaux de l’intéressé(e) qui revendique une protection en vertu de cette loi ne l’emportent pas.
     

En outre les données à  caractère personnel doivent être traitées de façon intègre et équitable, à  des fins bien déterminées et légitimes, et le traitement ne doit pas excéder ce qui est nécessaire auxdites fins.
 

Recrutement et sélection de collaborateurs
 

L’employeur est tenu de respecter la vie privée du candidat durant la procédure de sélection. Cela signifie que l’on ne doit répondre aux questions sur la vie privée que si elles présentent un lien pertinent avec la nature et les conditions d’exercice de la fonction.

Sur base de ce principe, on pourrait argumenter qu’on ne peut demander une photo que si cela s’avère pertinent pour la fonction. La demande d’une photo accompagnant une candidature relève toutefois d’un usage courant. Certains collaborateurs ne souhaitent pas être jugés sur leur apparence mais bien sur leurs qualités intrinsèques. Pour les employeurs, une lettre de candidature avec photo restera plus marquante.


Conclusion
 

Une entreprise peut  demander de joindre une photo à  la lettre de candidature dans une offre d’emploi. Libre au candidat d’accéder ou non à  cette demande.

L’employeur doit respecter la vie privée du candidat durant la procédure de sélection. Cela signifie que le candidat ne doit répondre aux questions sur sa vie privée que si elles sont pertinentes au regard de la nature et des conditions d’exercice de la fonction.

Les documents les plus demandés aux candidats

Sur le terrain, on peut se rendre compte que les documents les plus demandés ne sont pas ceux qu'ont pourraient attendre. On s'aperçoit par ailleurs, que le dossier de candidature rempli n'est demandé que dans 29% des cas. 

 
 

Extrait du livre : Chargé(e) de recrutement en agence d'intérim : le guide de survie !

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"Vraiment très utile, que ce soit en agence d'intérim ou en cabinet de recrutement."

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